LẬP HÓA ĐƠN MUA HÀNG

Nhà cung cấp là người trực tiếp phân phối hàng hóa cho mình, số lượng hàng hóa thường rất nhiều. Trong thực tế không chỉ có 1 nhà cung cấp mà có nhiều nhà cung cấp khác nhau cùng cung ứng hàng với số lượng mẫu mã khác nhau. Các bước dưới đây hướng dẫn bạn lập hóa đơn mua hàng trong phần mềm salesoft

1.            Nhập thông tin về hàng hóa muốn mua:

Cách 1: Chuyển từ Phiếu đặt hàng nhà cung cấp sang hóa đơn mua

-                      Chọn Mua hàng ==è Báo cáo ===è Báo cáo chi tiết đơn đặt hàng Nhà cung cấp

-                      Chọn Phiếu đặt hàng muốn chuyển; Bấm vào Xem chứng từ để gọi Phiếu đặt hàng đó ra.

Tại cửa sổ Phiếu đặt hàng Nhà cung cấp:

-                      Kiểm tra lại Nhà cung cấp có giao đúng mã hàng, số lượng, đơn giá hay không

-                      Bấm vào nút “Chuyển” =è Phần mềm gợi ý những phiếu có thể chuyển sang. Chọn “Hóa đơn mua hàng”

-                      Cửa sổ Hóa đơn mua hàng xuất hiện:

Trường hợp NCC giao hàng không đúng với Phiếu đặt hàng thì bạn sửa trực tiếp trên Hóa đơn mua hàng bằng cách bấm chọn trực tiếp vào ô cần sửa hoặc bấm vào nút hủy cả 1 dòng.

Cách 2: Chọn Mua hàng ====è Hóa đơn mua hàng

Bạn nhập đầy đủ thông tin vào và bấm Lưu.

Cách nhập giống như hướng dẫn của cách Lập Phiếu đặt hàng.

2.            Nhập thông tin Nhà cung cấp trừ trả các khoản tiền chiết khấu,  hỗ trợ

Trên hóa đơn mua hàng, tại mục Giảm giá, CK bạn bấm chọn nút “CK”

Cửa sổ theo dõi các khoản chiết khấu, hỗ trợ, giảm giá… của nhà CC hiện ra:

Phần mềm tự động liệt kê cho bạn các chương trình chiết khấu của Nhà cung cấp bạn đang muốn mua hàng ra. Bạn chọn các chương trình mà NCC trả tiền cho bạn trừ trên hóa đơn này ==è Phần mềm gợi ý số tiền hai bên đã quyết toán, số tiền NCC đã trả trước đó, số tiền trả lần này.

Chọn nút Chuyển xuống ==è Chấp nhận

3.            Chọn Hình thức thanh toán và Hạn thanh toán

Có 2 hình thức thanh toán là: Qua ngân hàng và Tiền mặt (nếu cần các hình thức khác thì khai báo thêm)

Chọn Hẹn thanh toán: Phần mềm sẽ cảnh báo Hóa đơn đến hạn thanh toán nhà cung cấp cho bạn

4.            Lưu hóa đơn

Bấm lưu hóa đơn

5.            In hóa đơn:

-                      Bạn gọi hóa đơn cần in (sửa trên mục số chứng từ rồi bấm enter)

-                      Tại mục Mẫu in: Chọn Mẫu in (in theo mẫu Hóa đơn bán buôn), Cũng có thể in sang các mẫu khác như Biên bản bàn giao kiêm nhận nợ, Phiếu xuất cho nhân viên. …chọn số bản in.

-                      Bấm xem in

-                      Bấm biểu tượng máy in, chọn loại máy in để in.

NGHIỆP VỤ ĐẶT HÀNG NHÀ CUNG CẤP

Hàng hóa lưu thông liên tục trong cửa hàng, siêu thị, đặt hàng nhà cung cấp là một nghiệp vụ gần như được thực hiện thường xuyên đối với các cửa hàng lớn. Vậy các bước để thực hiện nghiệp vụ đặt hàng như thế nào trong phần mềm quản lý bán hàng. Mời các bạn tham khảo bài viết dưới đây:

1.    Kiểm tra hàng tồn kho trước khi đặt hàng:

1.1 Kiểm tra  hàng tồn theo kho

Chọn QL kho ===è Báo cáo ==è Tổng hợp hàng tồn theo kho

Xuất hiện cửa số: Tổng hợp hàng tồn theo kho: Bạn có thể bấm chuột vào tên tiêu đề trên các cột để lọc dữ liệu giống như lọc filter trong excel.

Trường hợp bạn muốn 1 cột nào đó nằm gần cột nào để tiện cho việc so sánh thì bạn có thể bấm giữ chuột vào tên tiêu đề để di chuyển cột đến vị trí mong muốn.

1.2 Xem cảnh báo hàng tồn dưới định mức tồn tối thiểu:

Chọn Quản trị ===è Hệ thống cảnh báo ==è Cảnh báo hàng tồn ngoài định mức.

Lưu ý: Để cảnh báo này được chính xác và đầy đủ thì khi bạn khai báo mã hàng hóa phải chọn và khai báo số lượng tồn tối thiểu và tồn tối đa. Phần mềm sẽ căn cứ vào định mức tồn này để cảnh báo. Nếu không chọn định mức thì phần mềm hiểu mã hàng đó là không bị giới hạn số lượng tồn và không đưa vào cảnh báo.

1.3 Kiểm tra báo cáo xuất nhập tồn:

Khi cần thiết bạn có thể kiểm tra báo cáo xuất nhập tồn để biết được mức độ xuất – nhập – tồn hàng hóa như thế nào để có quyết định nhập chính xác hơn:

Chọn QL Kho ===è Báo cáo ===è Báo cáo xuất nhập tồn

Bạn chọn hàng hóa muốn nhập và bấm vào “Xem chi tiết” để biết được chi tiết quá trình xuất nhập tồn của từng mã hàng hóa

1.4 Kiểm tra mức độ tiêu thụ hàng hóa:

Bạn có thể tham khảo thêm các báo cáo bán hàng như:

-          Báo cáo hàng bán chạy:

Chọn Bán hàng ===è Báo cáo ===è Báo cáo hàng bán chạy

-          Báo cáo hàng hóa không có phát sinh:

Chọn Bán hàng ==è Báo cáo ===è Báo cáo hàng hóa không có phát sinh

-          Báo cáo hàng bán bị trả lại:

Chọn Bán hàng ==è Báo cáo ==è Báo cáo hàng bán bị trả lại

-          Báo cáo bán hàng theo giá:

Chọn Bán hàng =è Báo cáo ==è Báo cáo bán hàng theo giá

2.    Xem diễn biến giá nhập

Chọn Mua hàng ===è Báo cáo ===è Xem diễn biến giá nhập

Phần mềm tổng hợp diễn biến giá nhập trong khoảng thời gian bạn chọn

3.    Kiểm tra các đơn đặt hàng:

Kiểm tra xem các đơn đặt hàng đã được giao chưa. Vì đơn đặt hàng thường được cấu hình là không làm tăng kho nên bạn nên kiểm tra tránh việc đinh ninh hàng đã về kho và kiểm tra tồn kho thấy còn ít hàng lại tiến hành đặt mua tiếp, sau đó hàng bị dồn về kho quá nhiều:

Chọn Mua hàng ===è Báo cáo ===è Chi tiết đặt hàng nhà cung cấp

Báo cáo sẽ cho bạn biết những đơn đặt hàng nào đã được giao và những đơn nào chưa được giao. Và mức độ thiếu đủ  thế nào.

4.    Lập  phiếu đặt hàng nhà cung cấp:

Chọn Mua hàng ===è Phiếu đặt hàng nhà cung cấp

Xuất hiện cửa sổ Phiếu đặt hàng Nhà cung cấp

-          Mục ngày tháng: Chọn ngày tháng làm phiếu đặt hàng

-          Mục nhân viên: Chọn đúng tên nhân viên đặt hàng

-          Mục kho hàng: Chọn kho muốn đạt hàng về

-          Mục Nhà cung cấp: Chọn Nhà cung cấp đặt hàng

-          Mục ghi chú: Ghi chú thêm thông tin

-          Mục mã hàng:

+ Cách 1: Chọn mã hàng hóa đặt mua, chọn số lượng, đơn giá, ..=èbấm Chuyển xuống.

+ Cách 2: Bấm vào mục thêm hàng: Cửa sổ Chọn dữ liệu hàng hóa xuất hiện:

 Bạn chọn hàng hóa cần đặt hàng. Và lưu ý Mục Kho hàng và số lượng tồn ở góc trái cửa sổ Chọn dữ liệu hàng hóa sẽ cho bạn biết Hàng hóa cần đặt còn tồn trong kho nào với số lượng bao nhiêu.

Chọn xong hàng hóa cần đặt bạn bấm thoát khỏi cửa số dữ liệu hàng hóa.

-          Kiểm tra giá đặt mua:

Nếu bạn chọn hàng hóa từ mục Thêm hàng thì phần mềm sẽ tự động lấy giá đặt hàng theo giá nhập của nhà cung cấp. Nếu có sự thỏa thuận lại về giá cả, bạn nên kiểm tra giá. Nếu sai thì bạn bấm trực tiếp vào ô giá và sửa lại.

-          Mục ngày hẹn bàn giao: Bạn chọn ngày nhà cung cấp hẹn giao hàng.

Chọn xong các mục ===è Bấm “Lưu” để ghi lưu chứng từ.

CHỈNH SỬA, ĐỔI MÃ, GỘP MÃ HÀNG HÓA, MÃ DANH MỤC, GỘP CHỨNG TỪ

1.            Đổi mã hàng hóa:

Khi bạn tạo nhầm hoặc muốn đổi mã hàng hóa đã tạo sang 1 mã khác bằng cách:

Chọn Tiện ích ==è Đổi mã ===è Đổi mã hàng hóa

Cửa sổ đổi mã hàng hóa lưu lại nhật ký đổi mã hàng hóa.

2.            Đổi mã danh mục

Chọn Tiện ích ==è Đổi mã ==è Đổi mã danh mục

Tại mục Thông tin cần đổi: Chọn danh mục cần đổi mã

Chọn mã hiện tại, chọn mã cần đổi sang và bấm vào Đổi mã

3.            Đổi mã chứng từ

Chọn tiện ích ==è Đổi mã ===è Đổi mã chứng từ

4.            Gộp mã hàng hóa, gộp mã danh mục, gộp mã chứng từ

Chọn Tiện ích ==è Gộp mã ==è Gộp mã hàng hóa (hoặc danh mục, hoặc mã chứng từ)

Việc gộp mã là việc gộp 2 mã làm 1 mã. Việc này phải được tiến hành 1 cách cẩn trọng bởi sau khi gộp mã cũ sẽ mất đi, chính xác là gộp toàn bộ dữ liệu vào mã mới. Nên chỉ Administrator mới được quyền gộp.

KIỂM TRA NHẬT KÝ XÓA, SỬA DỮ LIỆU

Chọn Hệ thống ===è Nhật ký ===è Nhật ký xóa sửa dữ liệu ==è Lọc dữ liệu

Mục từ ngày đến ngày: Chọn khoảng ngày cần kiểm tra dữ liệu xóa, sửa

Có thể chọn kiểm tra người thực hiện hoặc/và khách hàng hoặc/và Tên hàng hoặc/và loại chứng từ bằng cách chọn thêm mục cần lọc

Chọn xong thì bấm Lọc dữ liệu.

Mục nội dung thay đổi: Phần mềm quản lý bán hàng cho biết nội dung thay đổi của việc xóa, sửa dữ liệu.

Mục dữ liệu trước khi thay đổi: Cho biết dữ liệu trước khi thay đổi xóa, sửa

KHÓA SỔ DỮ LIỆU VÀ KIỂM TRA NHẬT KÝ ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH

V.           1. KHÓA SỔ DỮ LIỆU

Chọn hệ thống ===è Dữ liệu ====è Khóa sổ dữ liệu ==è Chọn ngày khóa sổ ==è Chấp nhận

Khóa sổ dữ liệu do Administrator sử dụng, người dùng khác không được phép sử dụng

Khóa sổ dữ liệu cho phép  tất cả các chứng từ, dữ liệu trước ngày khóa sổ sẽ không thể sửa chữa được.

Khi có chứng từ, nghiệp vụ cần sửa chữa thì người dùng phải yêu cầu người quản trị mở khóa sổ cho thực hiện nghiệp vụ.

VI.         2. KIỂM TRA NHẬT KÝ ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH

Chọn Hệ thống ==è Nhật ký ==è Nhật ký đăng nhập chương trình

Cho phép người quản trị có thể kiểm tra người dùng nào đã đăng nhập vào chương trình từ máy tính nào, thời gian vào chương trình và thời gian thoát ra khỏi chương trình cũng như version mà người dùng đó đã sử dụng

Ngoài ra, phần mềm quản lý bán hàng cho phép người dùng chỉ có thể truy cập chương trình từ những máy tính đã đăng ký cài đặt với chúng tôi.

CẤU HÌNH HỆ THỐNG

1.            Cấu hình Salesoft

Chọn Hệ thống ===è Cấu hình hệ thống ===è Cấu hình Salesoft

Cho phép thực hiện cấu hình, chọn và không chọn một số vấn đề cơ bản của hệ thống.

Việc cấu hình này nên có sự tư vấn của bên phần mềm và quản lý doanh nghiệp để có sự phụ hợp với các quy trình quản lý và hệ thống quản lý

2.            Cấu hình chứng từ

Chọn Hệ thống ==è Cấu hình hệ thống ==è Cấu hình chứng từ

Cấu hình chứng từ cho phép cấu hình và tùy biến các nghiệp vụ đưa lại các báo cáo phù hợp với đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp.

-                      Cột sử dụng: Đánh dấu để chọn sử dụng chứng từ đó

-                      Cột tăng, giảm kho: Đánh dấu để chứng từ làm tăng, giảm kho hàng hóa

-                      Cột tăng nợ, giảm nợ: Đánh dấu để tăng, giảm nợ

-                      Cột tăng tiền mặt, giảm tiền mặt: Để tăng giảm quỹ tiền mặt

-                      ….

-                      Cột loại giá: Đánh dấu để mặc định loại giá bán áp dụng cho chứng từ (tất nhiên người dùng có thể thay đổi khi sử dụng phiếu)

-                      Cột số lượng mặc định: Chọn để mặc định số lượng khi làm phiếu

-                      Cột số lần được in: Chọn để cho phép chỉ được in với số lần cho phép quy định

Ví dụ: Chọn hóa đơn bán lẻ chỉ được in 1 lần thì người dùng chỉ được in 1 lần, nếu muốn in thêm hoặc sửa chữa rồi in lại phải được sự đồng ý của quản lý.

-                      Cột khoản mục: Chọn để mặc định chứng từ vào báo cáo khoản mục nào

Khuyến cáo: Việc tùy biến cấu hình chứng từ này ảnh hưởng trực tiếp tới các báo cáo của doanh nghiệp nên cần được sự hướng dẫn của người có nghiệp vụ về quản lý hoặc tư vấn của chúng tôi. Và nên cấu hình 1 lần và dùng ổn định trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

3.            Cấu hình khác: Cấu hình này dùng cho người am hiểu về phần mềm.

NHẬP DỮ LIỆU ĐẦU KỲ

Đây là toàn bộ dữ lieu sẽ sử dung xuyên suốt trong phần mềm quản lý bán hàng.

Các bước thực hiện như sau:

Chọn Hệ thống ==è Dữ liệu ==è Nhập dữ liệu đầu kỳ

Mục cửa hàng: Chọn tên chi nhánh/cửa hàng cần nhập dữ liệu đầu kỳ

1.            Nhập dữ liệu tồn quỹ tiền mặt và ngân hàng

Mục số tiền tồn đầu kỳ: Nhập số tiền tồn quỹ thực tế

Mục Quỹ ngân hàng: Nhập số dư thực tế các tài khoản ngân hàng mà đơn vị theo dõi

2.            Mục Hàng tồn đầu kỳ:

Có 2 cách nhập hàng tồn đầu kỳ

-                      Cách 1: Nhập trực tiếp từng mã hàng

-                                             Cách 2: Nếu đã có mã hàng và số lượng tồn bằng file excel thì chọn “Chép excel” như sau:

Bấm vào mục “Chép excel” hiện ra cửa sổ:

Tại cửa sổ Select Excel file: Bấm vào nút “…” để chọn đường dẫn đến file excel muốn chép vào phần mềm

Mục Sheet: Chọn sheet muốn chép. Xong nhấn nút “Chấp nhận”

3.            Mục Công nợ khách hàng:

Có 2 cách nhập:

-                      Cách1: Nhập trực tiếp từng khách hàng

-                      Cách 2: Chép excel

4.            Mục Công nợ Nhà cung cấp:

Có 2 cách nhập:

-                      Cách1: Nhập trực tiếp từng Nhà cung cấp

-                      Cách 2: Chép excel

5.            Mục Công nợ khách hàng:

Có 2 cách nhập:

-                      Cách1: Nhập trực tiếp từng nhân viên

-                      Cách 2: Chép excel

Tạo danh mục Khoản mục trong phần mềm

Chọn Hệ thống ==è Bảng danh mục ==è Danh mục khoản mục ==è Tạo mới

Lưu ý: Việc quản lý khoản mục liên quan đến những báo cáo quan trọng của phần quản lý tài chính như: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo cân đối kế toán, Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên khi tạo lập các khoản mục này nên có sự tham vấn của người am hiểu về tài chính hoặc được sự tư vấn của chúng tôi.

-                      Mục BC KQHĐKD: nếu chọn vào thì khoản mục sẽ tham gia vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh

-                      Mục: Là nguồn vốn: Nếu chọn thì khoản mục sẽ tham gia vào Báo cáo cân đối kế toán với vai trò là nguồn vốn

-                      Mục: Là tài sản: Nếu chọn thì khoản mục sẽ tham gia vào Báo cáo cân đối kế toán với vai trò là Tài sản

-                      Trường hợp muốn hủy khoản mục thì chọn “Hủy”

Tạo danh mục kho hàng hóa

các bước thực hiện tạo danh mục như sau:
Chọn Hệ thống ==> Bảng danh mục ==> Danh mục kho hàng ==> Tạo mới

Lưu ý: Phải chọn kho đó thuộc cửa hàng (chi nhánh) nào

Danh mục cơ bản: Tạo danh mục Nhân viên

Chọn Hệ thống ==> Bảng danh mục ===> Danh mục nhân viên ==> Thêm nhân viên

Tại Hồ sơ nhân viên:
- Mục Mức lương: Là mức lương hợp đồng theo thời gian làm việc với người lao động
- Mục thuộc cửa hàng: là nhân viên thuộc chi nhánh nào hay tổng công ty
- Mục Nhóm thưởng: Doanh thu tính lương của nhân viên được lựa chon theo 3 hình thức: Ăn theo doanh thu của toàn công ty, Ăn theo doanh thu của cá nhân, Ăn theo doanh thu của 1 nhóm người (Nếu chọn Theo nhóm thì bấm vào mục Thêm nhân viên bên cạnh để chọn nhân những nhân viên trong nhóm)
- Mục tình trạng: Chọn ‘Đang làm” hoặc “Tạm khóa” (với nhân viên tạm nghỉ việc hoặc thôi việc, trường hợp này sẽ không hiện tên trong bảng lương)

Danh mục cơ bản: Tạo danh mục Chức vụ

Chọn Hệ thống ==> Bảng danh mục ==> Danh mục chức vụ => Thêm mới



Mục Mức phụ cấp: Ở đây là mức phụ cấp chức vụ
Mục tỷ lệ thưởng theo loại hàng: Là mức tỷ lệ theo định mức để tính lương theo doanh số khi nhân viên bán hàng. Tỷ lệ này sẽ được tính toán trong bảng lương.

Danh mục cơ bản: Tạo danh mục khách hàng ( tiếp p2)

Chọn Hệ thống ==> Bảng danh mục ==> Danh mục khách hàng ==> Tạo mới

Nếu chọn cấp đại lý: Thì khi làm hóa đơn bán hàng cho khách thì giá bán sẽ được tự động gán cho mức giá dành cho đại lý cấp đó

Nếu chọn nhân viên theo dõi: Thì doanh thu, doanh số của khách hàng này sẽ được tính áp cho nhân viên theo dõi

Nếu chọn giới hạn nợ: Sẽ không cho phép xuất bán nếu vượt quá giới hạn công nợ

Nếu tick: là Nhà cung cấp (Tức là vừa là khách hàng, vừa là Nhà cung cấp) thì công nợ sẽ được đối trừ cho nhau.

Danh mục cơ bản – Tạo danh mục Nhà cung cấp ( Phần 2 tiếp)

Chọn Hệ Thống ==> Bảng danh mục ==> Dannh mục nhà cung cấp ==> Tạo mới

Trường hợp quản lý coi khách hàng đồng thời là nhà cung cấp thì tick vào “Là nhà cung cấp”. Trường hợp này, quản lý công nợ đối với khách hàng này sẽ được bù trừ cho nhau.

Danh mục cơ bản – Tạo danh mục Nhóm hàng và danh mục hàng hóa ( tiếp phần 2)

Cùng Salesoft.vn tham khảo những hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng SALESOFT để giúp quá trình quản lý của bạn đơn giản hiệu quả hơn nhé.

Phần 2 (tiếp): Danh mục cơ bản – Tạo danh mục Nhóm hàng và danh mục hàng hóa

1. Tạo danh mục Nhóm hàng
Cách tạo danh mục Nhóm hàng giống như tạo danh mục ngành hàng
Chọn Hệ Thống ===> Bảng danh mục ====> Danh mục nhóm hàng ==> Tạo mới ==> Lưu
2. Tạo danh mục hàng hóa
Chọn Hệ thống ==> Bảng danh mục ==> Danh mục hàng hóa ===> Thêm mới

Tại cửa sổ khai báo hàng hóa: 

- Chọn ghi mã hàng hóa (nếu quản lý bằng mã vạch thì dùng thiết bị bắn mã vạch)

- Tên hàng: Ghi tên thường gọi của hàng hóa

- Nhóm hàng: Chọn nhóm hàng mà hàng hóa nằm trong nhóm đó.

- Đơn giá sản phẩm: Ghi đơn giá của sản phẩm. Lưu ý giá đại lý: Nếu bạn khai báo 1 đại lý là cấp 1 của bạn thì khi làm hóa đơn bán hàng cho đại lý đó phần mềm sẽ tự động gán giá đại lý cấp 1.

- Mục loại hàng: Phần mềm cho phép phân loại hàng hóa theo 3 loại hàng cơ bản là: Loại hàng dễ bán, loại hàng bán bình thường, loại hàng khó bán. Từ đó có thể thiết lập trả lương theo doanh số một cách khoa học hơn (nếu nhân viên bán được hàng dễ bán sẽ được hưởng ít tiền lương hơn bán được loại hàng khó bán). Phần mềm có modul tính tiền lương theo đồng thời cả 2 cách trả lương theo thời gian và theo doanh số.

- Mục Tồn tối thiểu, tồn tối đa: Cho phép cảnh bảo hàng tồn kho khi vượt quá giới hạn tồn kho.

Trường hợp cần sửa thông tin hàng hóa đã khai báo thì:

Chọn hệ thống ==> Bảng danh mục ==> Danh mục hàng hóa ==> Sửa thông tin.

Phần 2: DANH MỤC CƠ BẢN -Tạo danh mục ngành hàng

Cùng Salesoft.vn tham khảo những hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng SALESOFT để giúp quá trình quản lý của bạn đơn giản hiệu quả hơn nhé.Thông thường các doanh nghiệp sẽ quản lý hàng hóa của mình theo:

Ngành hàng =====> Nhóm hàng ====> Tên hàng hóa

 

Vào hệ thống ===> Bảng danh mục ===> Danh mục ngành hàng

Để tạo mới 1 ngành hàng: Bấm vào nút “Tạo mới” Trên cửa số Danh mục ngành hàng.
Đánh mã ngành hàng => Tên ngành hàng => Bấm Lưu

Phần 1: KHAI BÁO NGƯỜI SỬ DỤNG VÀ PHÂN QUYỀN

Cùng Salesoft.vn tham khảo những hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng SALESOFT để giúp quá trình quản lý của bạn đơn giản hiệu quả hơn nhé.
Phần 1: khai báo người sử dụng và phân quyền
1. Đăng nhập chương trình

- Đánh tên người dùng: (người quản trị là administrator), (Tên người dùng khác do người quản trị đặt)

- Đánh Mật khẩu của người dùng (Ban đầu có thể người quản trị khai báo cho bạn)

- Chọn ngày làm việc (Phần mềm tự động lấy ngày làm việc hiện thời)

- Bấm nút “Đăng nhập”

2. Khai báo người sử dụng và phân quyền : Do người quản trị (Administrator) làm:

Bạn phải đăng nhập chương trình bằng user: Administrator rồi:

Chọn Hệ thống ===> Quản trị người dùng =====> Khai báo người sử dụng

Căn cứ vào việc tổ chức phân quyền, phân công công việc người quản trị có thể phân quyền cho người dùng được phép làm gì và không được phép làm gì bằng cách đánh dấu vào các ô mục, sau khi đánh dấu phân quyền xong thì nhần nút “Chấp nhận”

2.1 Mục Hệ thống:

- Cho phép người dùng hoặc cấm người dùng sử dụng những modul mang tính chất hệ thống. Nếu được phép thì trên màn hình hiện thì phần mềm của người dùng modul đó sẽ được hiện ra, nếu không được phân quyền thì modul đó sẽ được ẩn đi.

Ví dụ: Nếu phân quyền (tick vào) cho người dùng Quản lý bảo hành thì modul bảo hành sẽ được hiện ra để người dùng làm việc, người khác không được phân quyền sẽ không nhìn thấy modul này.

2.2 Mục Danh Mục

Người dùng được phần quyền Tạo mới, Sửa hay Xóa những danh mục.

2.3 Mục Chứng từ:

Người dùng sẽ được phân quyền được phép làm những chứng từ gì và không được phép làm những chứng từ gì theo yêu cầu của doanh nghiệp.
2.4 Mục Báo cáo

Người dùng được phân quyền xem, xuất ra excel hay xóa các báo cáo.

2.5 Mục cửa hàng (Chi nhánh)

Cho phép phân người dùng thuộc chi nhánh hay cửa hàng nào. Khi đó người dùng chỉ có thể làm việc và xem báo cáo trên cửa hàng/chi nhánh mình được phân quyền mà không xem, không làm ảnh hưởng được đến chi nhánh/cửa hàng khác.

2.6 Mục Quyền kho

Cho phép/không cho phép người dùng đặt hàng, xuất, nhập hàng hóa, chỉ được phép làm các công việc của kho do mình được phân quyền.
Sau khi đã phân quyền xong thì bấm vào nút “Chấp nhận”